De meeste vergaderingen , zoniet alle, duren te lang. Een vergadering die meer dan twee uur in beslag neemt wordt in sneltempo contraproductief.
Een vruchtbare vergadering eist de volledige aandacht van alle deelnemers. De rol van de voorzitter of moderator is evenzeer bepalend voor een vlot verloop. Meestal wordt wel een agenda opgesteld maar hebben de deelnemers vaak het gissen naar de context van een bepaald agendapunt. Soms wordt de agenda ook maar enkele uren voor de meeting aan de deelnemers bezorgd. De voorbereidingstijd wordt zo tot quasi nul herleid.
Dien je een agendapunt in waarbij je inspraak van de deelnemers vraagt, maak dan vooraf een nota waarin je duidelijk het onderwerp beschrijft en mogelijke opties toelicht. Sluit af met gerichte vragen. Bezorg deze nota minstens 3 dagen voor de meeting aan de deelnemers en vermeld het tijdsbestek dat je voor de bespreking voorziet. Zo zal het debat vlot verlopen. Indien alle deelnemers deze werkwijze hanteren, leidt dit ongetwijfeld tot meer efficiënte vergaderingen.